El Grupo de trabajo sobre archivado y preservación de fotografías presentó la Guía de buenas prácticas para la gestión de las fotografías digitales en nuestros parlamentos. Ainara Lasagabaster, archivera del Parlamento Vasco y Jesús Medina, archivero del Parlamento de Canarias, expusieron una guía para el tratamiento de los fondos fotográficos de la institución. Unos fondos que crecen exponencialmente desde la aparición de las cámaras digitales y para cuyo tratamiento, pocas veces, se encuentra tiempo. Instaron a los compañeros a buscar un equilibrio entre los recursos materiales, personales y económicos de que dispone el parlamento y el volumen de fotografías que se deben preservar y gestionar. En la guía proponen recomendaciones para la nomenclatura de las colecciones y fotografías, para la descripción de estas a través de metadatos, así como indicaciones sobre las resoluciones y formatos recomendados y el flujo de circulación de fotografías dentro de la institución. También incluyen propuestas de diferentes aplicaciones para la difusión del fondo y colecciones fotográficas, así como un anexo con modelos de pliegos técnicos para la contratación del fotógrafo. En resumen, una guía muy completa que puede ser de gran ayuda para aquellas instituciones que no tienen nada al respecto y para aquellas que sí lo tienen, una base para adaptarlo como manual o instrucción del tratamiento fotográfico en su propia cámara.
Sandra Rodríguez apuntó que en el Congreso de los Diputados tienen una instrucción expresa para el tratamiento de las fotografías y el flujo que deben seguir desde que se crean hasta que llegan al archivo. Asimismo, en el recién aprobado y modificado Reglamento del Archivo del Congreso de los Diputados se ha dejado constancia de que el archivo fotográfico es responsabilidad del Departamento de archivo.
El Grupo de trabajo de formación, constituido en la pasada reunión anual, gracias al cual nos estamos formando por encima de nuestras posibilidades, nos explicaron su proyecto en Seguimos aprendiendo:
nace el Grupo de Formación SPP. Silvia Olivares, archivera de las Cortes de Castilla y León y Ainara Lasagabaster, archivera del Parlamento Vasco expusieron las acciones que han llevado a cabo como grupo de formación y los proyectos que quieren poner en marcha: iniciativas muy interesantes como la charla de formación online, impartida por y para miembros del propio Grupo Español o como el Café de la SPP/ICA, un encuentro online e informal para hablar sobre un tema dado y que recibió una gran y calurosa acogida por los asistentes.En otro orden de cosas, Joana M. Pastor, archivera del Parlament de les Illes Balears, presentó la Propuesta de modificación del Reglamento del Grupo Español SPP/ICA: composición y elección del comité directivo.
Una propuesta motivada por la falta de voluntariedad a la hora de postularse para la presidencia del Grupo y que obliga a la persona que ejerce el cargo a su prórroga. Joana realizó una comparativa de los sistemas utilizados en otras asociaciones y entidades para la elección de la presidencia y que son diferentes a aquel establecido en el Reglamento de Grupo. La propuesta consistía en un sistema rotatorio de los cargos del Comité directivo y vinculado a la sede que acogiera la celebración de la reunión anual. En el debate posterior a la exposición, se desestimó la propuesta, por considerar que la obligación a ocupar el cargo no debería ser una opción. Como parecía un asunto de difícil solución, se constituyó una ponencia para el estudio de este asunto.El Grupo de trabajo de difusión, constituido en la pasada reunión anual, presentó el Plan de difusión del Grupo Español SPP/ICA y proyectos futuros, gracias al cual se da a conocer tanto la labor del Grupo Español como la de los archivos parlamentarios que lo integran.
Lledó Felip, archivera de Les Corts Valencianes, Marta Turiso, archivera del Parlamento de La Rioja, Clara Espartero, archivera del Congreso de los Diputados y Joana M. Pastor, archivera del Parlament de les Illes Balears concibieron el Plan de difusión como un plan estratégico para sistematizar y consolidar las acciones de divulgación y visibilidad de las iniciativas, proyectos y logros del Grupo Español de la SPP/ICA.
Además de las tareas habituales de difusión a través del espacio web y las redes sociales, el Grupo de difusión creó un proyecto de identidad corporativa del Grupo Español, con instrucciones, modelos y plantillas para normalizar la imagen del Grupo y homogeneizar los documentos y la presencia digital. También contaron las actividades extras realizadas durante este año como el lanzamiento de un boletín informativo de periodicidad variable, el inicio de actividad en LinkedIn y el refuerzo de la participación en la red social X, a través de seguir campañas específicas.
Blanca Martínez, jefa del Área de Archivo y Gestión Documental del Parlament de Catalunya y M. Antònia Vilanova, archivera del Parlament de Catalunya, expusieron: Archiveros-gestores de documentos: nuevos perfiles, nuevas competencias, nuevos roles… viejas estructuras orgánicas. Realizaron un repaso por las funciones que tradicionalmente han realizado los archiveros y la realidad que encontramos hoy en día. Las estructuras orgánicas, y la propia nomenclatura de los servicios en los que se integra el archivero, refuerzan la idea de una profesión finalista y vinculada casi exclusivamente a la información en soporte papel. Proponen un cambio no sólo en las dependencias orgánicas de los servicios de archivo, más cercanos a Secretaría General, sino también en la denominación de estos servicios o áreas, no tan vinculados al concepto de archivo sino más bien a la gestión documental o gestión de la información para que ayude a ese cambio en la imagen que las instituciones parlamentarias tienen de los archiveros. Instaron a la necesaria revisión de la definición de las funciones y competencias de los archiveros parlamentarios y propusieron las comunidades de práctica dentro de la institución como un espacio de trabajo desde el que afrontar acciones, proyectos y retos concretos entre profesionales de diversos ámbitos de la administración parlamentaria: jurídico, tecnológico, gestión documental, organizacional o el específico que convenga tratar en cada caso en función de la materia.
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