I Jornada: E-administración y gestión documental: de la teoría a los casos prácticos

El pasado 6 de febrero, ALDEE (Asociación de profesionales de archivos, bibliotecas y centros de documentación de Euskadi) y el Gobierno Vasco organizaron una excelente jornada sobre la implantación de la gestión documental electrónica: E-administración y gestión documental: de la teoría a los casos prácticos. Una iniciativa gratuita y abierta en streaming a cualquier interesado por la que debemos felicitar a los organizadores.

Ricardo Eito Brun inició las jornadas con su ponencia Gestión de datos y documentos: marcos de evaluación y normas técnicas. Realizó una panorámica por los estándares internacionales para la gestión documental, la gestión de metadatos, los requisitos funcionales de las aplicaciones informáticas, la gobernanza de los datos, la inteligencia artificial… Un repaso muy interesante en el que nos anotamos en amarillo fluorescente la UNE-ISO 16175-1, requisitos funcionales de las aplicaciones informáticas, cuyo capítulo 7 encierra el secreto de cómo presentar/contar la gestión documental a los responsables de TIC.

En la siguiente ponencia, Marco normativo estatal de la gestión documental en la e-administración, Rosa María Martín Rey realizó otro panorama normativo, esta vez de la legislación y normas técnicas nacionales que aplican a la Administración General del Estado. Expuso, en paralelo, el desarrollo normativo relacionado con el patrimonio documental, por un lado, y relacionado con la gestión administrativa y administración electrónica, por otro lado. Llegamos a la conclusión de que de aquellos barros estos lodos. Una exposición muy aclaradora de la situación en la que los archiveros nos encontramos en la actualidad: atrapados en una estructura orgánica que no nos corresponde y sin casar todos los elementos implicados en la gestión del documento. A través de las Políticas de Gestión Documental, la Administración General del Estado ha realizado un notable esfuerzo por armonizar toda la normativa de la gestión documental, Rosa insistió en la importancia de que en la PGD se establezcan las responsabilidades y se vaya revisando con el paso del tiempo para que sea una herramienta de impulso de la gestión documental en la institución y no sólo un check más en la lista de cosas que hay que hacer para modernizar la administración. Nos apuntamos en verde fosforito esa necesaria, aunque embrionaria, renovación de la ley de archivos para conciliar la regulación sectorial y la regulación general.

Tras el café, llegó el turno de Iñaki Miguel Aguayo que presentó DOKUSI: Un Sistema Integral de Gestión Documental centralizado para el Sector Público de la CAPV. Se valió del repaso normativo realizado en la primera parte de la jornada, hizo un breve repaso por el marco normativo en Euskadi y cómo se plasma en la arquitectura tecnológica, el modelo y sistema de gestión documental del Gobierno Vasco. También expuso el sistema de archivos vasco cuyo sistema, archivo general, consejo de archivos y comité de valoración de documentos administrativos pertenecen al Departamento de Gobernanza, Administración Digital y Autogobierno, una estratégica ubicación orgánica para estar cerca de los centros de decisión. Anotamos en naranja fosforescente la aplicación de modelos únicos de tramitación por familia de procedimientos así como la macrovaloración aplicada también a familias de procedimientos. Las reflexiones finales de Iñaki, que son ese mantra de todos los archiveros para invocar el sentido común de nuestros colegas informáticos y juristas, nos parece relevante escribirlas: hay que centrarse en la eliminación reglada, que tiene repercusión en las firmas electrónicas, en las carpetas ciudadanas, en todos los sistemas de información; hay que estudiar la conservación de bases de datos y procedimientos datificados; hay que dejar de usar Sharepoint, unidades de red y discos compartidos que escapan a la gestión documental; es una temeridad utilizar la IA si no hay una gestión de la información. 

A continuación, llegó el turno de Jordi Masias Muntada y su ponencia El documento y expediente electrónico en las administraciones públicas españolas: el ciclo de vida completo, la asignatura pendiente. Una lúcida exposición del panorama en el que se encuentra el documento y expediente electrónico, plagado de ejemplos que vienen de su experiencia en distintas instituciones y administraciones, una fotografía en la que muchos archiveros nos hemos visto reflejados y, aunque conscientes, nos sigue doliendo esa etiqueta “asignatura pendiente”.

Tras la comida, Francisco Gabriel Conde Malia, en una ponencia de referencias literarias y cinematográficas ¿Sueñan los archiveros con expedientes electrónicos? expuso el caso de éxito del Archivo de la Diputación de Cádiz, de nuevo, ese cóctel del triunfo cuyos ingredientes conocemos todos y, sin embargo, no siempre cuajan en un sistema: la correcta ubicación del archivero en el organigrama institucional, el tándem de tres (archiveros, personal informático, asesores jurídicos) y la gestión del cambio. Nos anotamos con rosa brillante la frase de Genís Roca Todo va muy deprisa, pero no será rápido. Apeló al público a preguntarse qué clase de archiveros somos: Somos de los que nos preguntamos dónde estamos. 

A continuación, Yolanda Rodríguez Alquézar y Elixabet San Juan Beristain expusieron De la teoría a la práctica: implantación del archivo electrónico en la administración local de Gipuzkoa. Explicaron el proyecto lanzado desde los Servicios informáticos de la Diputación Foral de Gipuzkoa destinado a los municipios Gipuzcoanos, que ha contado con la intervención de varios archiveros y tras mucho andar, siguen en ese punto indefinido entre la teoría y la práctica, en el que desgraciadamente, muchos nos encontramos.

Almudena Gutiérrez García-Muñoz, nos expuso con un acento sorprendentemente catalán para un nombre tan castizo, la implantación de la e-administración desde la gestión documental. La experiencia del Ayuntamiento de la Garriga. Una experiencia enriquecedora que nace del empoderamiento de la archivera dentro de su entorno institucional. Almudena vino a remarcar la necesaria comunicación con TIC, para el desarrollo de los sistemas, y el imprescindible entendimiento con los órganos de decisión, en su caso, Secretaría General e Intervención, sin olvidar la obligatoria relación con aquellos que trabajan con la documentación. Reivindicó la importancia del cuadro de clasificación que, tanto en la documentación física como electrónica, es el instrumento para la coordinación y entendimiento de todo el personal de la institución. También el cuadro de clasificación es la piedra angular para la gestión del dato: automatizar publicaciones, crear documentos, conformar datasets para explotar datos, publicar en el portal de transparencia... El principal reto hacia el archivo electrónico único, haber caído en las redes de sistemas propietarios que no se adaptan al sistema de gestión documental ideado. Nos anotamos en rojo brillante varias cuestiones: exigir un cierto modelo de datos para todas las aplicaciones que entren en la institución; no haber dedicado tiempo antes a las plantillas y catálogos de tipos documentales; y El decálogo de funciones archivísticas para la gestión del dato de la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administración Local (que igual entendí lo que quería entender, pero no he encontrado el documento). 

Ainara Lasagabaster

Finalmente, llegó el turno de nuestra compañera Ainara Lasagabaster Gobantes, que explicó su experiencia como Técnica de archivo y miembro del Grupo de Coordinación e Impulso para la Administración Electrónica del Parlamento Vasco en Gestión documental electrónica, un camino con mapa pero con destino incierto. . . Una valiente ponencia en la que mostró la incertidumbre en cuanto al archivo electrónico único y la complitud del ciclo de vida documental en el entorno electrónico. Puso el énfasis en la brecha existente entre la normativa que se debe seguir y la realidad tecnológica con la que se encuentran las instituciones, que muchas veces caen en softwares propietarios que generan dependencias y una alta incertidumbre en la preservación digital.

Contextualizó la condición del Parlamento Vasco como parlamento y explicó el principio de autonomía parlamentaria (que en muchos casos es lo que hace que los parlamentos vayan por atrás en la gestión documental electrónica) y que el Parlamento Vasco, con criterio, autónomamente ha decidido seguir la normativa vigente: el ENI, la Ley 39 y 40 de 2015.

En cuanto a la producción documental: la documentación parlamentaria se gestiona en un sistema propio on-premise y la documentación administrativa (esa documentación pendiente en todos los parlamentos), que estaba un poco más abandonada, se gestiona a través de una herramienta Gestiona de la empresa Espublico. La experiencia con la herramienta ha sido positiva en cuanto que se ha llevado a cabo su implantación de modo rápido y relativamente cómodo para la institución, aunque en el momento de pensar en las transferencias hacia un archivo electrónico surgen las incertezas: los formatos de transferencia no son los adecuados, no se aplican normas de valoración en la herramienta, pero tampoco se eliminan documentos, aunque se hayan transferido… 

Como ya expuso Almudena, Ainara incidió en los riesgos de los softwares propietarios, la dependencia tecnológica que se produce con éstos y las preguntas que quedan en el aire ¿Dónde queda la documentación pública? ¿Qué pasa con las migraciones e integraciones con otros sistemas? ¿Cuánto costará el crecimiento exponencial de los documentos en la nube? Ainara reafirmó la importancia de la valoración documental y ejecución de ésta para el control de la documentación, para poder implantar un auténtico sistema de preservación digital. Porque la ausencia de esta valoración y tardar en preguntarnos sobre el archivo electrónico, acrecienta esta incertidumbre que es un problema económico, ecológico y de gobernanza de la documentación pública. Terminó poniendo en valor el trabajo colaborativo y la puesta en común de experiencias entre archiveros para conocer las herramientas, las soluciones, las metodologías… que son tan valiosas a la hora de seguir caminos con final incierto.

Francisco Gabriel Conde, Jordi Masias, Iñaki Miguel, Yolanda Rodríguez y Almudena Gutiérrez

La guinda de la jornada fue la Mesa redonda en la que intervinieron Iñaki Miguel, Almudena Gutiérrez, Jordi Masias, Francisco Gabriel Conde y Yolanda Rodríguez, aunque el micrófono estaba abierto al resto de ponentes del día. Esta mesa redonda nos facilitó enormemente las conclusiones de las jornadas, expuestas por los propios participantes:

-    Es necesario reforzar el papel de los archiveros en la gestión documental, con más visibilidad, más competencias y más funciones. Este refuerzo debe venir:

• del exterior, situando al archivo en la estructura orgánica de la institución a Secretaría General, Gobernación u órganos con poder de decisión.
• del interior, el archivero debe cambiar su actitud. No debe tener miedo de nuevos retos y debe ponerse en valor como conocedor de la institución.  

-    El trabajo interdisciplinar no es una opción, es la vía, y el archivero debe ser quien lidere la transformación digital de la administración.

Congreso Internacional del ICA Barcelona 2025: experiencia y reflexiones

Hace unos meses asistimos al Congreso Internacional de Archivos del ICA que tuvo lugar en Barcelona, entre el 27 y el 30 de octubre de 2025.

Siempre se necesita un poco de distancia para hacer balance y, en este caso, hemos necesitado distancia y reposo: el Congreso fue fascinante, emotivo y agotador, por igual.

Fascinante, por ver a tanta gente (más de 2000) venida de tantos lugares del mundo, a la que nos une una característica común: somos archiveros. Y ahí, entre tanto desconocido, culturalmente tan diferente, hemos tenido sentido de comunidad.

Emotivo, por reencontrarnos durante cuatro días con compañeros a los que hacía mucho que no veíamos, unos a los que solo conocíamos de nombre, otros a los que estamos acostumbrados a ver en formato pantalla, y excompañeros con los que resulta más difícil volver a coincidir y pensabas que no volverías a ver. Estos reencuentros dan el calor de familia. 

Agotador, por asistir durante tres días a sesiones de quince minutos, en distintos idiomas (con su consiguiente jet lag) y seis sesiones simultáneas que provocaban, cada cuarto de hora, un trasiego de gente entrando, saliendo, corriendo, subiendo, bajando como si todos estuviéramos a punto de perder el avión. Y cuando pensabas que habías llegado donde querías, resulta que la puerta de embarque no era la tuya.

Si tenéis el gusto de ver el video resumen del congreso publicado en Instagram, aquellos que no fuisteis os parecerá puesto a cámara rápida, pero no, está a velocidad normal, así es como lo vivimos.

Archiveros parlamentarios en el Congreso Internacional del ICA, Barcelona 2025

Vaya por delante que no estamos dotados con el don de la ubicuidad, por ello, aunque el resumen está expuesto en plural (no mayestático sino de comunidad) e intenta abstraer y generalizar, necesariamente tiene que ser un resumen personal pues podemos afirmar que ha habido tantos congresos como asistentes al mismo (y no fueron pocos).

La mañana del primer día, estaba dedicada a las reuniones de las ramas regionales y de las secciones del ICA. La Sección internacional de archivos parlamentarios y partidos políticos tuvo lugar a las 13:00. Fue la oportunidad de conocer a nuestros colegas de parlamentos, mayoritariamente europeos, y compartir con ellos nuestros trabajos e impresiones. Christine Mayr del Parlamento de Luxemburgo expuso Developing a new archiving strategy in the Luxembourg parliamentary Archives, una ponencia donde se mostró los primeros pasos que está tomando el archivo de Luxemburgo para la gestión electrónica de los documentos y que pretendía una puesta en común de experiencias que, por falta de tiempo, no pudo ser en ese momento pero no perdimos la oportunidad de hablar con ella en los entretiempos.

Iouliani Theodosi, a través de una carta, expuso la propuesta de colaboración de la Sección de archivos parlamentarios y de partidos políticos con la sección IFLAPARL, más centrada en las bibliotecas y centros de documentación de parlamentos pero cuya colaboración, si entendemos la gestión de la información como un todo, debería ser esencial.

Reunión SPP-ICA Congreso de Barcelona 2025

José Carlos Marques contó la experiencia con IA en el Parlamento Portugués Training "Transkribus" on the Portuguese Parliamentary Archives documents of 19th century: first results of an experiment.

Finalizaron la jornada dos exposiciones de los archiveros del Grupo Español, que dieron un resumen, en inglés, de las ponencias que entraban en el programa. Por un lado, María José Cubells Puertes, Joana M. Pastor Perelló y Paloma Vaquero Lorenzo hablaron de El Grupo Español de la Sección de Archivos y Archiveros Parlamentarios y de Partidos Políticos del Consejo Internacional de Archivos (SPP-ICA): un proyecto colaborativo con mucho futuro. Por otro lado, María Isabel Cuesta Fentanes, Lledó Felip Vidal, Montserrat García Muñoz y Jaume Munuera Bermejo expusieron: Valorando datos: propuesta de una metodología.

Del martes 28 hasta el jueves 30, ya empezaron las exposiciones de 15 minutos. Las ponencias se agruparon por temas y por salas, y, aunque el formato permitió dar voz a muchos profesionales, en líneas generales, dio un ritmo frenético al congreso y dejaba como una sensación de “me falta algo más” al final de cada ponencia. También es cierto que de haber tenido más tiempo de exposición, el congreso no hubiera durado cuatro días sino cuatro meses.

Llegamos a la conclusión de que los archiveros somos mejores poniendo títulos que dotando de contenido a nuestras ponencias. Creemos que también se debe al tiempo de exposición: que nos cuesta resumir o centrarnos en lo importante. No fueron pocas las veces que nos sobraron introducciones contextualizadoras o meramente teóricas y nos faltó la aplicación práctica o aquello que daba sentido al título tan sugerente que nos había atraído hasta allí.

Mª José Cubells, Joana M. Pastor y Paloma Vaquero

El martes ya teníamos claro que no nos podíamos perder las intervenciones de nuestros compañeros.
A las 11 María José Cubells Puertes, Joana M. Pastor Perelló y Paloma Vaquero Lorenzo expusieron El Grupo Español de la Sección de Archivos y Archiveros Parlamentarios y de Partidos Políticos del Consejo Internacional de Archivos (SPP‐ICA): un proyecto colaborativo con mucho futuro donde explicaron la historia del Grupo Español, las actividades y proyectos que llevamos a cabo así como los recursos informativos que vamos generando.

Isabel Fentanes, Lledó Felip, Montserrat García y Jaume Munuera

A las 14:45 llegó el turno de Valorando datos: propuesta de una metodología, donde María Isabel Cuesta Fentanes, Lledó Felip Vidal, Montserrat García Muñoz y Jaume Munuera Bermejo, expusieron el trabajo realizado por el grupo de valoración de datos en los dos últimos años, que ha consistido en el análisis y contextualización de qué es la valoración de datos y en la propuesta de una metodología para realizar dicha valoración.

Archiveros los hay de todos los colores (literal y figuradamente) pues dependiendo de la institución, organismo o tipo de empresa de donde vengan están más centrados en la recuperación y difusión de la información o en la gestión documental. También hay diferentes ritmos: los que provienen del mundo occidental que entienden el archivo como custodio de la historia y aquellos otros países, no pocos, en que el archivo es preservación activa de su memoria, lucha contra agentes colonizadores, contra guerras, contra vientos y mareas. Aquellos que se centran en el archivo como garante de derechos y aquellos que el archivo es garante de sus tradiciones, de su idiosincrasia, esencia de su pueblo, memoria de una comunidad silenciada. Hay muchos archivos y muchos archiveros, aunque todos son uno y ese era el lema que guió el Congreso: “Conociendo pasados, creando futuros” que nos evoca la imagen de Jano, el dios romano con dos caras: la de un viejo que mira hacia atrás y la de un joven que mira hacia adelante.

Mural Knowing pasts... Creating futures

Intentamos ser de los que miran hacia el futuro y, a pesar de la pereza que nos provoca la IA, los que venimos de archivos administrativos, procuramos no perdernos ni una ponencia sobre ella. Misión imposible: era el tema estrella. Aunque las aplicaciones, por ahora, son principalmente para archivos históricos, los alumnos aplicados en este campo, China y Arabia Saudí, están trabajando en sistemas de clasificación y descripción, e incluso en la valoración automática en base a sistemas de IA con procesamiento de lenguaje natural.

Jordi Serra

También intentamos no mirar a un futuro tan lejano y estar presentes en las ponencias sobre la gestión y gobernanza de datos, el paso imprescindible para la aplicación de la inteligencia artificial. Nos encantó la ponencia de Jordi Serra Serra y Pilar Campos Martínez La significación archivística de los constructos tecnológicos: reflexionando sobre el tratamiento archivístico de aplicaciones y bases de datos. Una exposición clara, didáctica, gamificada y divertida en el que nos dimos cuenta que puede haber tantos tratamientos archivísticos como archiveros había en aquella sala. 

En la misma línea que Jordi Serra y Pilar Campos, la ponencia de Nora Saad, Noureddine Elmqaddem y Édouard Vasseur L’Archiviste à l’ère de la transformation numérique: entre gouvernance et vulnérabilité, expuso, por un lado, las fortalezas y oportunidades que tienen los archiveros en los entornos totalmente datificados al asimilar gestión documental a gestión de la información y, por otro lado, las debilidades que se pueden encontrar como son: la aparición de otras muchas profesiones que intervienen en la gestión de la información; y la falta de posicionamiento del archivero dentro de la empresa/institución para hacerse cargo de su parte de esta gestión de la información, quedando relegado a la documentación tradicional e histórica en papel. 

El miércoles nos quedamos en el presente. Acudimos a la exposición de nuestra compañera, Angeliki Karapanou, del parlamento heleno que, en su ponencia  Parliamentary archives in the digital sphere. Current trends, future prospects. The case of the Hellenic Parliament Library, ofreció una panorámica de la situación en la que se encuentran los parlamentos europeos respecto a la producción, colección, mantenimiento y conservación de documentos digitales. Los datos expuestos eran fruto de una encuesta lanzada a todos los parlamentos europeos unos meses antes.

El miércoles, 29 de octubre, hacía justo un año que una DANA había destrozado parte de la provincia de Valencia, así que, aquella tarde, nos dejamos de IA y datos y decidimos asistir a la sesión Proteger los archivos frente a desastres naturales. Un tema que se ajustaba más al estado en que se encontraba nuestro cerebro y estado de ánimo. Las dos primeras ponencias fueron sobre las actuaciones realizadas sobre la documentación de los archivos valencianos anegados La DANA y los archivos de Valencia. Pautas de trabajo para la estabilización y recuperación de los fondos documentales afectados por las inundaciones expuesto por Cristina Villar y Arsenio Sánchez; y La gran DANA y su impacto: redefiniendo el Archivo Intermedio de la Generalitat por Mercedes Rojas Granero. Ambas exposiciones mostraron las actuaciones de emergencia realizadas por archiveros y que nada tenían que ver con los planes de emergencia ante desastres que tenían establecidos los archivos, se dieron cuenta de la enorme brecha que separa el manual teórico de la práctica, cuando la magnitud del desastre es impensable. En atención a lo visto, vieron que la documentación guardada en compactus fue la más perjudicada e irrecuperable, ya que el barro selló las estanterías y los documentos quedaron estancados en el agua durante semanas.

Tras las ponencias de la DANA, llegó el turno de una exposición a tres bandas ¿Con el agua al cuello?: Estado de preparación ante desastres, evaluación de riesgos y propuestas de soluciones ante la pérdida del Patrimonio Documental y Bibliográfico en América Latina y el Caribe. Tres ponencias muy interesantes sobre cómo enfrentan el Caribe y los países de Latinoamérica los desastres provocados por huracanes e inundaciones. La primera en hablar fue Laura Sánchez Alvarado, que vino a decir que hay que evaluar bien los riesgos a los que se enfrenta la documentación para saber qué sistemas de almacenamiento utilizar. Es decir, situar un archivo en el sótano y en compactus puede ser una mala idea para inundaciones por agua de río o barranco (tal y como había expuesto Mercedes Rojas en el caso de Valencia) sin embargo ellos recomiendan el uso de sótanos y compactus y cajas de cartón porque en caso de huracán, sólo se salva lo que está en el sótano y si va acompañado de inundación, la sal hace una costra protectora en las estanterías y cajas y la documentación del interior está prácticamente intacta. Muy reveladora fue la exposición de Rita Tjien Fooh sobre la coordinación de las emergencias en el Caribe. Al ser una zona donde se producen desastres con cierta periodicidad que afectan a toda la población, se han creado centros de emergencia en distintas islas y ubicaciones y en caso de desastre, el centro más cercano se activa para que actúen los archiveros cuyas casas y familias no se han visto implicadas en el siniestro.

Finalmente, el jueves por la mañana, decidimos mirar al pasado con Emilio Rosillo Clement y su emotiva ponencia El Archivo como testimonio y salvaguarda de la Memoria del Exilio.

Interior del Centre de Convencions Internacional de Barcelona

A parte de las ponencias cortas también hubo espacio para conferencias más largas, en salas enormes en las que cabíamos todos los asistentes. Aprovechamos este apunte para alabar las magníficas instalaciones del Centre de Convencions Internacional de Barcelona (CCIB) que acogió el congreso. Estas charlas en sí mismas son el resumen de todos los temas tratados en el Congreso: inteligencia artificial, descolonización, derechos humanos y asociacionismo.

La charla inaugural AI-Ready Archives: Understanding the past with the tools of the future de Mercè Crosas fue la primera de estas conferencias, centrada en la inteligencia artificial, nos impactó con las imágenes del Centro Computacional de Barcelona y nos dejó con respecto a la IA como ya estábamos: fascinados y aterrorizados.

Mercè Crosas

El miércoles Alan Cobley expuso Decoloniality, Reparations, Digitisation and AI: the new paradigms and new technologies shaping Caribbean Archives in the twenty-first century una charla sobre la capacidad de los documentos de empoderar a un pueblo. Los países colonizadores no sólo se llevaron los documentos y patrimonio documental de los pueblos del Caribe, sino que los ordenaron y clasificaron según sus propias reglas y realizaron una interpretación de la historia ajena para imponerla. La devolución de este patrimonio, su digitalización y acceso, sin obstáculos y sin filtros,  es el modo en que se puede devolver la memoria y la conciencia de pueblo a cada uno de los países del Caribe.

Trudy Huskamp

El jueves por la mañana Trudy Huskamp Peterson ofreció la última charla en gran formato Hope as a Discipline: Archives and Human Rights un dulce alegato en favor de la profesión archivística, que tiene como motor la esperanza (o la fe, depende de cómo queramos hacer la traducción). Esperanza en que los documentos que se preserven sirvan para proteger los derechos de ciudananos y de los pueblos y, que, en el futuro, sirvan para evidenciar las injusticias y así poder acabar con ellas.

Antes del punto final al Congreso, tuvo lugar en la sala gigante una mesa redonda para hablar del futuro de la profesión en el próximo cuarto de siglo. Participaron en esta mesa redonda, tres presidentes de asociaciones profesionales Cédric Champagne, Presidente de la Association des archivistes du Québec, Francesc Giménez Martín, Presidente de la Associació de Professionals de l´Arxivística i la Gestió de Documents de Catalunya, Estelle Obe, Presidenta de the Archivistes Leaders Association de Costa de Marfil. Moderaba la mesa Meg Phillips, archivera estadounidense. Fue sorprendente como a las preguntas que realizaba la moderadora todos respondían más o menos en el mismo sentido, aún viniendo de diferentes partes del mundo y con realidades diferentes. Sobre los jóvenes en la profesión, sorprendió que, todavía hoy, se acercan a los archivos atraídos por su vertiente más tradicional, la del documento en papel, la paleografía y la investigación histórica; con respecto al movimiento asociacionista, todos los presidentes estuvieron de acuerdo en que hay una voluntad de asociarse aunque cuesta mantener el cupo de asociados y la participación activa de éstos lo cual requiere un esfuerzo constante para ofrecer servicios que demuestren que estar asociado merece la pena. Aprovechamos este apunte para felicitar a l´Associació de Professionals de l´Arxivística i la Gestió de Documents de Catalunya por su implicación en la organización de este congreso.

Finalmente, en la ceremonia de clausura, se presentó Malasia como el país anfitrión de la próxima conferencia del Consejo Internacional de Archivos, que se celebrará en 2027. 

Esto nos recuerda que hubo muchos otros espacios en el Congreso, que no hemos nombrado: el de los talleres, el de los pósteres, el de los estands y el de los picoteos con aires de almuerzo… Siempre nos quedará el recuerdo (o recuerdos) y simpatía del estand de Malasia.

Nos vamos con varias impresiones. Impresiones que surgen de las cuestiones que más se han repetido en las ponencias a las que se hemos asistido, a las preguntas realizadas por los asistentes y al runrún que una ya lleva en la cabeza:

• No importa si estamos en el presente, en el pasado o en el futuro, no importa lo lejos que estemos ni nuestro contexto institucional o cultural, los archiveros, vengamos de donde vengamos, sabemos cuál ha sido, cuál es y cuál podrá ser nuestro papel en la gestión de la información.
• Tenemos dificultades para relacionarnos con el servicio TIC a la hora de establecer nuestro lugar y, lo que es peor, tenemos dificultades para que los órganos de dirección/decisión nos den su confianza.
• No demos hacer el salto al uso de la IA y menos con dinero público, pues todavía no hemos llegado a la gestión de los  datos, ni siquiera a la gestión de documentos electrónicos.
• Sabemos nuestro quehacer pero no sabemos vendernos. Es necesario crear servicios para la institución, crear la necesidad de tener un archivero, no sólo para mantener el propio puesto de trabajo sino por supervivencia de la profesión y para guardar las evidencias fidedignas del presente.

I Jornada documental sobre Inteligencia Artificial Senado–Parlamentos de las Comunidades Autónomas

El Senado de España ha celebrado la I Jornada Documental sobre Inteligencia Artificial, bajo el lema «Inteligencia Artificial en los Parlamentos: aplicaciones prácticas para la gestión del conocimiento». 

La jornada ha contado con la participación de Ángela Pérez, jefa del Departamento de Archivo del Senado, y Sandra Rodríguez, jefa del Departamento de Archivo del Congreso de los Diputados, con la ponencia “Inteligencia artificial y archivos parlamentarios: panorama de situación y aplicaciones prácticas”, en la que han abordado el estado actual de la implantación y uso de la inteligencia artificial, así como las posibilidades que ofrece la IA en la gestión archivística parlamentaria.

Intervención de Sandra Rodríguez

Durante la sesión de trabajo, especialistas de bibliotecas, archivos y servicios de documentación de las cámaras legislativas y otros expertos han analizado el impacto de la inteligencia artificial en la transformación de la gestión del conocimiento en los parlamentos, con especial atención a sus aplicaciones prácticas y a los retos que plantea su implementación.

La conferencia inaugural, que ha abordado las consideraciones clave para integrar y operar sistemas de inteligencia artificial en instituciones legislativas, ha corrido a cargo del profesor Fotios Fitsilis, director del Departamento de Documentación Científica y Supervisión del Servicio Científico del Parlamento Helénico (Grecia).

Posteriormente, han intervenido el letrado del Senado y experto en Sociedad de la Información Pablo García Mexía, que ha incidido en los riesgos del uso de la IA y la necesidad de establecer marcos normativos para su buen uso. 

Seguidamente, Manuel Pereira, director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones del Senado, ha presentado distintos casos de uso de la IA en la gestión documental parlamentaria, mostrando aplicaciones prácticas ya en marcha o en desarrollo.  

La responsable de la Dirección de Documentación del Senado, Josefa Fuentes, ha expuesto a continuación las expectativas sobre la aplicación de la inteligencia artificial en los fondos históricos de la Biblioteca y el Archivo del Senado.

Durante la segunda parte de la mañana, han intervenido el director técnico de la Biblioteca Nacional de España, José Luis Buerén, quien ha explicado las experiencias en la aplicación de la inteligencia artificial en esta institución, y posteriormente Martin Reid, director del Departamento de Estudios y Biblioteca de la House of Commons y oficial secretario del Comité Permanente de IFLAPARL, ha analizado el papel de la cooperación internacional para impulsar la IA en bibliotecas, archivos y centros de documentación parlamentarios, destacando la importancia de las redes profesionales. 

Seguidamente, Elena Gili Sampol, del Parlament de les Illes Balears, y Zelai Nikolas Ezkurdia, del Eusko Legebiltzarra - Parlamento Vasco, han presentado el Grupo de Trabajo sobre IA de Red_Parlamenta, explicando su objetivos y líneas de trabajo.

La jornada está disponible en el canal oficial de YouTube del Senado.

Ya por la tarde, se ha celebrado una mesa redonda con un debate abierto en el que han participado Josefa Fuentes, Manuel Pereira, representantes del Grupo español de la Sección de Parlamentos y Partidos Políticos del Consejo Internacional de Archivos (ICA), y representantes de Red Parlamenta, en un espacio de diálogo en el que han puesto en común los proyectos que se están desarrollando en distintas cámaras legislativas, así como los principales retos que plantea la incorporación de la inteligencia artificial en las instituciones parlamentarias.

Asistentes e intervinientes del Grupo español de la SPP/ICA

El Senado aprueba sus Directrices de uso de la Inteligencia Artificial

La Mesa del Senado, en su reunión de de 16 de febrero de 2026, ha acordado establecer unas directrices de uso de los sistemas de IA en el Senado. 

Su finalidad es asegurar la autonomía administrativa del Senado en su vertiente tecnológica, para mejorar el desempeño de sus funciones constitucionales y conseguir mayor eficiencia y eficacia de la administración parlamentaria.

El documento identifica los principales riesgos del uso de la IA, define los principios éticos y jurídicos que deben guiar su aplicación, regula la adquisición e implementación de estos sistemas, establece normas para su utilización y determina los órganos encargados de velar por su cumplimiento.

I Jornada documental sobre Inteligencia Artificial Senado–Parlamentos de las Comunidades Autónomas

El Senado organiza, el 27 de febrero, la I Jornada documental sobre Inteligencia Artificial Senado–Parlamentos de las Comunidades Autónomas. Este acto se concibe como un encuentro profesional de carácter técnico, dirigido al personal funcionario especializado en bibliotecas, archivos y servicios de documentación de los parlamentos autonómicos.

En su página web se puede encontrar toda la información necesaria sobre: 

• Información general
• Programa provisional
• Directrices sobre uso de Inteligencia artificial en el Senado
• Acerca de la Dirección de Documentación del Senado
• Cómo llegar

Como nos dicen ellos mismos en la web, la Jornada tiene por finalidad analizar los usos profesionales de la inteligencia artificial aplicados a la gestión del conocimiento parlamentario, así como compartir experiencias, proyectos y buenas prácticas desarrollados en distintos ámbitos institucionales. Asimismo, se configura como un espacio de intercambio para el planteamiento de cuestiones técnicas y de aplicación práctica que actualmente se suscitan en el ejercicio de estas funciones.

Desde el Grupo Español SPP-ICA sin duda participaremos y seguiremos de cerca esta jornada. 

Os animamos a inscribiros a todos!

El Archivo del Congreso de los Diputados presente en los actos de celebración de la Constitución Española más longeva

Hoy 18 de febrero la Constitución Española de 1978 se convierte en la más longeva del país y para conmemorar tal efeméride ayer tuvieron lugar una serie de actos oficiales en el Congreso de los Diputados. 

Desde el Grupo Español SPP-ICA nos queremos centrar en la aportación de las archiveras del Congreso, colaborando en la exposición "La Constitución Española de 1978: Nuestra Constitución más longeva" y también dando a conocer a través de los medios cómo y dónde se custodian los documentos originales de todas la constituciones que ha tenido el Estado Español.

Notas de prensa - Congreso de los Diputados

Vídeos de RTVE sobre las diversas constituciones originales que se conservan en el Archivo del Congreso: 

Vídeo de RTVE del acto oficial del 17/02/2026 en el Congreso: 

!Enhorabuena al Archivo del Congreso por su labor!

Masterclass virtual de Jordi Serra sobre el gobierno del dato

La Escola Superior d’Arxivística i Gestió de Documents (ESAGED), de la Universitat Autònoma de Barcelona, en colaboración con la Associació de Professionals de l'Arxivística i la Gestió de Documents de Catalunya, organiza la masterclass “El gobierno del dato: el rol archivístico en la gestión documental basada en datos”, a cargo de Jordi Serra Serra. 

La jornada será virtual y tendrá lugar el 25 de febrero a las 18 h. 

La sesión abordará la convergencia entre la tradición archivística y los nuevos modelos de gobernanza del dato, en el contexto de la transformación digital y el despliegue de la inteligencia artificial, poniendo el foco en cómo nuestras competencias en organización, contextualización y preservación son clave para la madurez digital de las instituciones.

¡Os animamos a todos a inscribiros! ¡Y rápido porque quedan pocas plazas!

• Fecha: miércoles 25 de febrero de 2026
• Hora: 18:00 h (CET)
• Organiza: Arxivística i Gestió de Documents UAB – Escola FUAB Formació (ESAGED), con la colaboración de la Associació de Professionals de l'arxivística i la Gestió de Documents de Catalunya (AAC).
• Inscripción gratuita: https://www.eventbrite.es/e/masterclass-el-rol-archivistico-en-el-gobierno-de-datos-tickets-1981794637108