I Jornada: E-administración y gestión documental: de la teoría a los casos prácticos

El pasado 6 de febrero, ALDEE (Asociación de profesionales de archivos, bibliotecas y centros de documentación de Euskadi) y el Gobierno Vasco organizaron una excelente jornada sobre la implantación de la gestión documental electrónica: E-administración y gestión documental: de la teoría a los casos prácticos. Una iniciativa gratuita y abierta en streaming a cualquier interesado por la que debemos felicitar a los organizadores.

Ricardo Eito Brun inició las jornadas con su ponencia Gestión de datos y documentos: marcos de evaluación y normas técnicas. Realizó una panorámica por los estándares internacionales para la gestión documental, la gestión de metadatos, los requisitos funcionales de las aplicaciones informáticas, la gobernanza de los datos, la inteligencia artificial… Un repaso muy interesante en el que nos anotamos en amarillo fluorescente la UNE-ISO 16175-1, requisitos funcionales de las aplicaciones informáticas, cuyo capítulo 7 encierra el secreto de cómo presentar/contar la gestión documental a los responsables de TIC.

En la siguiente ponencia, Marco normativo estatal de la gestión documental en la e-administración, Rosa María Martín Rey realizó otro panorama normativo, esta vez de la legislación y normas técnicas nacionales que aplican a la Administración General del Estado. Expuso, en paralelo, el desarrollo normativo relacionado con el patrimonio documental, por un lado, y relacionado con la gestión administrativa y administración electrónica, por otro lado. Llegamos a la conclusión de que de aquellos barros estos lodos. Una exposición muy aclaradora de la situación en la que los archiveros nos encontramos en la actualidad: atrapados en una estructura orgánica que no nos corresponde y sin casar todos los elementos implicados en la gestión del documento. A través de las Políticas de Gestión Documental, la Administración General del Estado ha realizado un notable esfuerzo por armonizar toda la normativa de la gestión documental, Rosa insistió en la importancia de que en la PGD se establezcan las responsabilidades y se vaya revisando con el paso del tiempo para que sea una herramienta de impulso de la gestión documental en la institución y no sólo un check más en la lista de cosas que hay que hacer para modernizar la administración. Nos apuntamos en verde fosforito esa necesaria, aunque embrionaria, renovación de la ley de archivos para conciliar la regulación sectorial y la regulación general.

Tras el café, llegó el turno de Iñaki Miguel Aguayo que presentó DOKUSI: Un Sistema Integral de Gestión Documental centralizado para el Sector Público de la CAPV. Se valió del repaso normativo realizado en la primera parte de la jornada, hizo un breve repaso por el marco normativo en Euskadi y cómo se plasma en la arquitectura tecnológica, el modelo y sistema de gestión documental del Gobierno Vasco. También expuso el sistema de archivos vasco cuyo sistema, archivo general, consejo de archivos y comité de valoración de documentos administrativos pertenecen al Departamento de Gobernanza, Administración Digital y Autogobierno, una estratégica ubicación orgánica para estar cerca de los centros de decisión. Anotamos en naranja fosforescente la aplicación de modelos únicos de tramitación por familia de procedimientos así como la macrovaloración aplicada también a familias de procedimientos. Las reflexiones finales de Iñaki, que son ese mantra de todos los archiveros para invocar el sentido común de nuestros colegas informáticos y juristas, nos parece relevante escribirlas: hay que centrarse en la eliminación reglada, que tiene repercusión en las firmas electrónicas, en las carpetas ciudadanas, en todos los sistemas de información; hay que estudiar la conservación de bases de datos y procedimientos datificados; hay que dejar de usar Sharepoint, unidades de red y discos compartidos que escapan a la gestión documental; es una temeridad utilizar la IA si no hay una gestión de la información. 

A continuación, llegó el turno de Jordi Masias Muntada y su ponencia El documento y expediente electrónico en las administraciones públicas españolas: el ciclo de vida completo, la asignatura pendiente. Una lúcida exposición del panorama en el que se encuentra el documento y expediente electrónico, plagado de ejemplos que vienen de su experiencia en distintas instituciones y administraciones, una fotografía en la que muchos archiveros nos hemos visto reflejados y, aunque conscientes, nos sigue doliendo esa etiqueta “asignatura pendiente”.

Tras la comida, Francisco Gabriel Conde Malia, en una ponencia de referencias literarias y cinematográficas ¿Sueñan los archiveros con expedientes electrónicos? expuso el caso de éxito del Archivo de la Diputación de Cádiz, de nuevo, ese cóctel del triunfo cuyos ingredientes conocemos todos y, sin embargo, no siempre cuajan en un sistema: la correcta ubicación del archivero en el organigrama institucional, el tándem de tres (archiveros, personal informático, asesores jurídicos) y la gestión del cambio. Nos anotamos con rosa brillante la frase de Genís Roca Todo va muy deprisa, pero no será rápido. Apeló al público a preguntarse qué clase de archiveros somos: Somos de los que nos preguntamos dónde estamos. 

A continuación, Yolanda Rodríguez Alquézar y Elixabet San Juan Beristain expusieron De la teoría a la práctica: implantación del archivo electrónico en la administración local de Gipuzkoa. Explicaron el proyecto lanzado desde los Servicios informáticos de la Diputación Foral de Gipuzkoa destinado a los municipios Gipuzcoanos, que ha contado con la intervención de varios archiveros y tras mucho andar, siguen en ese punto indefinido entre la teoría y la práctica, en el que desgraciadamente, muchos nos encontramos.

Almudena Gutiérrez García-Muñoz, nos expuso con un acento sorprendentemente catalán para un nombre tan castizo, la implantación de la e-administración desde la gestión documental. La experiencia del Ayuntamiento de la Garriga. Una experiencia enriquecedora que nace del empoderamiento de la archivera dentro de su entorno institucional. Almudena vino a remarcar la necesaria comunicación con TIC, para el desarrollo de los sistemas, y el imprescindible entendimiento con los órganos de decisión, en su caso, Secretaría General e Intervención, sin olvidar la obligatoria relación con aquellos que trabajan con la documentación. Reivindicó la importancia del cuadro de clasificación que, tanto en la documentación física como electrónica, es el instrumento para la coordinación y entendimiento de todo el personal de la institución. También el cuadro de clasificación es la piedra angular para la gestión del dato: automatizar publicaciones, crear documentos, conformar datasets para explotar datos, publicar en el portal de transparencia... El principal reto hacia el archivo electrónico único, haber caído en las redes de sistemas propietarios que no se adaptan al sistema de gestión documental ideado. Nos anotamos en rojo brillante varias cuestiones: exigir un cierto modelo de datos para todas las aplicaciones que entren en la institución; no haber dedicado tiempo antes a las plantillas y catálogos de tipos documentales; y El decálogo de funciones archivísticas para la gestión del dato de la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administración Local (que igual entendí lo que quería entender, pero no he encontrado el documento). 

Ainara Lasagabaster

Finalmente, llegó el turno de nuestra compañera Ainara Lasagabaster Gobantes, que explicó su experiencia como Técnica de archivo y miembro del Grupo de Coordinación e Impulso para la Administración Electrónica del Parlamento Vasco en Gestión documental electrónica, un camino con mapa pero con destino incierto. . . Una valiente ponencia en la que mostró la incertidumbre en cuanto al archivo electrónico único y la complitud del ciclo de vida documental en el entorno electrónico. Puso el énfasis en la brecha existente entre la normativa que se debe seguir y la realidad tecnológica con la que se encuentran las instituciones, que muchas veces caen en softwares propietarios que generan dependencias y una alta incertidumbre en la preservación digital.

Contextualizó la condición del Parlamento Vasco como parlamento y explicó el principio de autonomía parlamentaria (que en muchos casos es lo que hace que los parlamentos vayan por atrás en la gestión documental electrónica) y que el Parlamento Vasco, con criterio, autónomamente ha decidido seguir la normativa vigente: el ENI, la Ley 39 y 40 de 2015.

En cuanto a la producción documental: la documentación parlamentaria se gestiona en un sistema propio on-premise y la documentación administrativa (esa documentación pendiente en todos los parlamentos), que estaba un poco más abandonada, se gestiona a través de una herramienta Gestiona de la empresa Espublico. La experiencia con la herramienta ha sido positiva en cuanto que se ha llevado a cabo su implantación de modo rápido y relativamente cómodo para la institución, aunque en el momento de pensar en las transferencias hacia un archivo electrónico surgen las incertezas: los formatos de transferencia no son los adecuados, no se aplican normas de valoración en la herramienta, pero tampoco se eliminan documentos, aunque se hayan transferido… 

Como ya expuso Almudena, Ainara incidió en los riesgos de los softwares propietarios, la dependencia tecnológica que se produce con éstos y las preguntas que quedan en el aire ¿Dónde queda la documentación pública? ¿Qué pasa con las migraciones e integraciones con otros sistemas? ¿Cuánto costará el crecimiento exponencial de los documentos en la nube? Ainara reafirmó la importancia de la valoración documental y ejecución de ésta para el control de la documentación, para poder implantar un auténtico sistema de preservación digital. Porque la ausencia de esta valoración y tardar en preguntarnos sobre el archivo electrónico, acrecienta esta incertidumbre que es un problema económico, ecológico y de gobernanza de la documentación pública. Terminó poniendo en valor el trabajo colaborativo y la puesta en común de experiencias entre archiveros para conocer las herramientas, las soluciones, las metodologías… que son tan valiosas a la hora de seguir caminos con final incierto.

Francisco Gabriel Conde, Jordi Masias, Iñaki Miguel, Yolanda Rodríguez y Almudena Gutiérrez

La guinda de la jornada fue la Mesa redonda en la que intervinieron Iñaki Miguel, Almudena Gutiérrez, Jordi Masias, Francisco Gabriel Conde y Yolanda Rodríguez, aunque el micrófono estaba abierto al resto de ponentes del día. Esta mesa redonda nos facilitó enormemente las conclusiones de las jornadas, expuestas por los propios participantes:

-    Es necesario reforzar el papel de los archiveros en la gestión documental, con más visibilidad, más competencias y más funciones. Este refuerzo debe venir:

• del exterior, situando al archivo en la estructura orgánica de la institución a Secretaría General, Gobernación u órganos con poder de decisión.
• del interior, el archivero debe cambiar su actitud. No debe tener miedo de nuevos retos y debe ponerse en valor como conocedor de la institución.  

-    El trabajo interdisciplinar no es una opción, es la vía, y el archivero debe ser quien lidere la transformación digital de la administración.