I Jornada: E-administración y gestión documental: de la teoría a los casos prácticos

El pasado 6 de febrero, ALDEE (Asociación Vasca de Profesionales de Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación) y el Gobierno Vasco organizaron una excelente jornada sobre la implantación de la gestión documental electrónica: E-administración y gestión documental: de la teoría a los casos prácticos. Una iniciativa gratuita y abierta en streaming a cualquier interesado por la que debemos felicitar a los organizadores.

Ricardo Eito Brun inició las jornadas con su ponencia Gestión de datos y documentos: marcos de evaluación y normas técnicas. Realizó una panorámica por los estándares internacionales para la gestión documental, la gestión de metadatos, los requisitos funcionales de las aplicaciones informáticas, la gobernanza de los datos, la inteligencia artificial… Un repaso muy interesante en el que nos anotamos en amarillo fluorescente la UNE-ISO 16175-1, requisitos funcionales de las aplicaciones informáticas, cuyo capítulo 7 encierra el secreto de cómo presentar/contar la gestión documental a los responsables de TIC.

En la siguiente ponencia, Marco normativo estatal de la gestión documental en la e-administración, Rosa María Martín Rey realizó otro panorama normativo, esta vez de la legislación y normas técnicas nacionales que aplican a la Administración General del Estado. Expuso, en paralelo, el desarrollo normativo relacionado con el patrimonio documental, por un lado, y relacionado con la gestión administrativa y administración electrónica, por otro lado. Llegamos a la conclusión de que de aquellos barros estos lodos. Una exposición muy aclaradora de la situación en la que los archiveros nos encontramos en la actualidad: atrapados en una estructura orgánica que no nos corresponde y sin casar todos los elementos implicados en la gestión del documento. A través de las Políticas de Gestión Documental, la Administración General del Estado ha realizado un notable esfuerzo por armonizar toda la normativa de la gestión documental, Rosa insistió en la importancia de que en la PGD se establezcan las responsabilidades y se vaya revisando con el paso del tiempo para que sea una herramienta de impulso de la gestión documental en la institución y no sólo un check más en la lista de cosas que hay que hacer para modernizar la administración. Nos apuntamos en verde fosforito esa necesaria, aunque embrionaria, renovación de la ley de archivos para conciliar la regulación sectorial y la regulación general.

Tras el café, llegó el turno de Iñaki Miguel Aguayo que presentó DOKUSI: Un Sistema Integral de Gestión Documental centralizado para el Sector Público de la CAPV. Se valió del repaso normativo realizado en la primera parte de la jornada, hizo un breve repaso por el marco normativo en Euskadi y cómo se plasma en la arquitectura tecnológica, el modelo y sistema de gestión documental del Gobierno Vasco. También expuso el sistema de archivos vasco cuyo sistema, archivo general, consejo de archivos y comité de valoración de documentos administrativos pertenecen al Departamento de Gobernanza, Administración Digital y Autogobierno, una estratégica ubicación orgánica para estar cerca de los centros de decisión. Anotamos en naranja fosforescente la aplicación de modelos únicos de tramitación por familia de procedimientos así como la macrovaloración aplicada también a familias de procedimientos. Las reflexiones finales de Iñaki, que son ese mantra de todos los archiveros para invocar el sentido común de nuestros colegas informáticos y juristas, nos parece relevante escribirlas: hay que centrarse en la eliminación reglada, que tiene repercusión en las firmas electrónicas, en las carpetas ciudadanas, en todos los sistemas de información; hay que estudiar la conservación de bases de datos y procedimientos datificados; hay que dejar de usar Sharepoint, unidades de red y discos compartidos que escapan a la gestión documental; es una temeridad utilizar la IA si no hay una gestión de la información. 

A continuación, llegó el turno de Jordi Masias Muntada y su ponencia El documento y expediente electrónico en las administraciones públicas españolas: el ciclo de vida completo, la asignatura pendiente. Una lúcida exposición del panorama en el que se encuentra el documento y expediente electrónico, plagado de ejemplos que vienen de su experiencia en distintas instituciones y administraciones, una fotografía en la que muchos archiveros nos hemos visto reflejados y, aunque conscientes, nos sigue doliendo esa etiqueta “asignatura pendiente”.

Tras la comida, Francisco Gabriel Conde Malia, en una ponencia de referencias literarias y cinematográficas ¿Sueñan los archiveros con expedientes electrónicos? expuso el caso de éxito del Archivo de la Diputación de Cádiz, de nuevo, ese cóctel del triunfo cuyos ingredientes conocemos todos y, sin embargo, no siempre cuajan en un sistema: la correcta ubicación del archivero en el organigrama institucional, el tándem de tres (archiveros, personal informático, asesores jurídicos) y la gestión del cambio. Nos anotamos con rosa brillante la frase de Genís Roca Todo va muy deprisa, pero no será rápido. Apeló al público a preguntarse qué clase de archiveros somos: Somos de los que nos preguntamos dónde estamos. 

A continuación, Yolanda Rodríguez Alquézar y Elixabet San Juan Beristain expusieron De la teoría a la práctica: implantación del archivo electrónico en la administración local de Gipuzkoa. Explicaron el proyecto lanzado desde los Servicios informáticos de la Diputación Foral de Gipuzkoa destinado a los municipios Gipuzcoanos, que ha contado con la intervención de varios archiveros y tras mucho andar, siguen en ese punto indefinido entre la teoría y la práctica, en el que desgraciadamente, muchos nos encontramos.

Almudena Gutiérrez García-Muñoz, nos expuso con un acento sorprendentemente catalán para un nombre tan castizo, la implantación de la e-administración desde la gestión documental. La experiencia del Ayuntamiento de la Garriga. Una experiencia enriquecedora que nace del empoderamiento de la archivera dentro de su entorno institucional. Almudena vino a remarcar la necesaria comunicación con TIC, para el desarrollo de los sistemas, y el imprescindible entendimiento con los órganos de decisión, en su caso, Secretaría General e Intervención, sin olvidar la obligatoria relación con aquellos que trabajan con la documentación. Reivindicó la importancia del cuadro de clasificación que, tanto en la documentación física como electrónica, es el instrumento para la coordinación y entendimiento de todo el personal de la institución. También el cuadro de clasificación es la piedra angular para la gestión del dato: automatizar publicaciones, crear documentos, conformar datasets para explotar datos, publicar en el portal de transparencia... El principal reto hacia el archivo electrónico único, haber caído en las redes de sistemas propietarios que no se adaptan al sistema de gestión documental ideado. Nos anotamos en rojo brillante varias cuestiones: exigir un cierto modelo de datos para todas las aplicaciones que entren en la institución; no haber dedicado tiempo antes a las plantillas y catálogos de tipos documentales; y El decálogo de funciones archivísticas para la gestión del dato de la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administración Local (que igual entendí lo que quería entender, pero no he encontrado el documento). 

Ainara Lasagabaster

Finalmente, llegó el turno de Ainara Lasagabaster Gobantes, que explicó su experiencia como Técnica de archivo y miembro del Grupo de Coordinación e Impulso para la Administración Electrónica del Parlamento Vasco en Gestión documental electrónica, un camino con mapa pero con destino incierto. Una valiente ponencia en la que mostró la incertidumbre en cuanto al archivo electrónico único y la complitud del ciclo de vida documental en el entorno electrónico. Puso el énfasis en la brecha existente entre la normativa que se debe seguir y la realidad tecnológica con la que se encuentran las instituciones, que muchas veces caen en software propietarios que generan dependencias y una alta incertidumbre en la preservación digital.

Contextualizó la condición del Parlamento Vasco como parlamento y explicó el principio de autonomía parlamentaria (que en muchos casos es lo que hace que los parlamentos vayan por atrás en la gestión documental electrónica) y que el Parlamento Vasco, con criterio, autónomamente ha decidido seguir la normativa vigente: el ENI, la Ley 39 y 40 de 2015.

En cuanto a la producción documental: la documentación parlamentaria se gestiona en un sistema propio on-premise y la documentación administrativa (esa documentación pendiente en todos los parlamentos), que estaba un poco más abandonada, se gestiona a través de una herramienta Gestiona de la empresa Espublico. La experiencia con la herramienta ha sido positiva en cuanto que se ha llevado a cabo su implantación de modo rápido y relativamente cómodo para la institución, aunque en el momento de pensar en las transferencias hacia un archivo electrónico surgen las incertezas: los formatos de transferencia no son los adecuados, no se aplican normas de valoración en la herramienta, pero tampoco se eliminan documentos, aunque se hayan transferido… 

Como ya expuso Almudena, Ainara incidió en los riesgos de los software propietarios, la dependencia tecnológica que se produce con éstos y las preguntas que quedan en el aire ¿Dónde queda la documentación pública? ¿Qué pasa con las migraciones e integraciones con otros sistemas? ¿Cuánto costará el crecimiento exponencial de los documentos en la nube? Ainara reafirmó la importancia de la valoración documental y ejecución de ésta para el control de la documentación, para poder implantar un auténtico sistema de preservación digital. Porque la ausencia de esta valoración y tardar en preguntarnos sobre el archivo electrónico, acrecienta esta incertidumbre que es un problema económico, ecológico y de gobernanza de la documentación pública. Terminó poniendo en valor el trabajo colaborativo y la puesta en común de experiencias entre archiveros para conocer las herramientas, las soluciones, las metodologías… que son tan valiosas a la hora de seguir caminos con final incierto.

Francisco Gabriel Conde, Jordi Masias, Iñaki Miguel, Yolanda Rodríguez y Almudena Gutiérrez

La guinda de la jornada fue la Mesa redonda en la que intervinieron Iñaki Miguel, Almudena Gutiérrez, Jordi Masias, Francisco Gabriel Conde y Yolanda Rodríguez, aunque el micrófono estaba abierto al resto de ponentes del día. Esta mesa redonda nos facilitó enormemente las conclusiones de las jornadas, expuestas por los propios participantes:

-    Es necesario reforzar el papel de los archiveros en la gestión documental, con más visibilidad, más competencias y más funciones. Este refuerzo debe venir:

• del exterior, situando al archivo en la estructura orgánica de la institución a Secretaría General, Gobernación u órganos con poder de decisión.
• del interior, el archivero debe cambiar su actitud. No debe tener miedo de nuevos retos y debe ponerse en valor como conocedor de la institución.  

-    El trabajo interdisciplinar no es una opción, es la vía, y el archivero debe ser quien lidere la transformación digital de la administración.

Resumen de la jornada sobre "Gestión Documental: Expediente Electrónico, Automatización e IA", en Madrid

 

Resumen elaborado por Lledó Felip Vidal, archivera en Corts Valencianes. 

El pasado jueves 22 de mayo de 2025, unos cuantos archiveros parlamentarios asistimos a las jornadas organizadas por la revista Socinfo Digital en el INAP de Madrid que llevaban como título sugerente: Gestión documental, expediente electrónico, automatización e IA. El conjunto de la jornada fue muy interesante y provechosa y hacemos a continuación un pequeño resumen con algunas reflexiones y conclusiones que nos parecen interesantes.

La jornada comenzó con la bienvenida de Carolina Sánchez Sánchez, Directora de la Revista Sociedad de la Información Digital, una revista que promueve seminarios vinculados al mundo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la Administración Pública.

A lo largo de la mañana hubo tres ponencias que hablaron de archivo y gestión documental, el resto se centraron en la inteligencia artificial.

Tanto la primera como la última ponencia la llevaron a cabo archiveros: José Luis García Martínez, jefe de archivo del Ministerio de Hacienda expuso los Metadatos necesarios para la gestión documental, en la que avanzó algunos de los cambios que ha introducido la nueva versión 3.1 del eEMGDE y Francisco Fernández Cuesta, jefe de Servicio y Coordinación del Sistema de Archivos del Ayuntamiento de Madrid que en su ponencia El Archivo Electrónico del Ayuntamiento de Madrid. Estrategias de archivo para una capital digital, expuso las líneas estratégicas en las que están trabajando para afrontar el reto del archivo electrónico de la capital.

También fueron archiveros quienes nos contaron un nuevo proyecto, iniciado hace unos meses, dentro del Consejo de Cooperación Archivística: El Observatorio de Inteligencia y Archivos: objetivos y líneas de actuación. Daniel Alejandro Jorge Trujillo, del archivo de la Comunidad de Madrid y Santiago Muriel Hernández del Portal de Archivos Españoles (PARES), hablaron de este grupo de trabajo que se ha creado para estudiar las posibilidades que ofrece la inteligencia artificial y su aplicación en los procesos archivísticos y de gestión documental. Estaremos muy atentos a los resultados de este estudio.

Tres ponencias mostraron aplicaciones concretas de la inteligencia artificial en los expedientes y documentos electrónicos.

Por un lado Minsait, uno de los patrocinadores del evento, presentó de la mano de su mánager de innovación y producto, Daniel Torrado Rial, el Expediente Electrónico: El reto de transformar la forma de trabajo para una Administración Digital. En este caso se aplica la inteligencia artificial para poder tratar un expediente tal y como se hacía en papel. El programa se ha probado sobre expedientes ya almacenados y se actúa sobre una copia de consulta que permite ordenar el expediente a voluntad, subrayar, realizar anotaciones... La inteligencia artificial generativa se aplica para la realización de resúmenes y, sobre todo, para la realización de búsquedas en lenguaje natural, que devuelve el lugar exacto del documento del cual ha sacado la información. Esta ponencia estuvo muy en consonancia con la exposición que, minutos más tarde, realizó Jorge Chacón Souto, jefe del Departamento de Justicia Digital de AMTEGA, que mostró un caso real utilizado en la Xunta de Galicia: el Visualizador Avanzado de Expedientes Judiciales Electrónicos, donde se aplica la inteligencia artificial en el sentido que había expuesto Daniel Torrado de Minsait. Estas aplicaciones de la IA generativa en expedientes judiciales son altamente beneficiosas para la implantación del expediente electrónico en el sector judicial y podría agilizar enormemente la gestión administrativa. Este uso de la inteligencia artificial es una respuesta a la reticencia en el uso del expediente electrónico que, en el campo de la justicia, venía de la imposibilidad de tratar documentos voluminosos tal y como se hacía en papel. Por contra, el uso de este tipo de herramientas, sobre todo en documentación judicial, fuerza que las medidas de seguridad se deban extremar. 

A raíz de estas intervenciones, un asistente a las jornadas, de un lugar indeterminado y de cuyo nombre no quiero acordarme, hizo constar que usaba el ChatGPT para realizar resúmenes y descripciones de los documentos y había constatado para su horror -y el de los asistentes en la sala- que a pesar de que había marcado la casilla para que el programa no guardara sus datos, éste lo seguía haciendo, con las implicaciones que esto puede tener en protección de datos y seguridad, según de qué documentos se trate. 

Esto nos lleva a la primera conclusión: la inteligencia artificial generativa (o degenerativa dependiendo del contexto) es una realidad que se ha implantado en nuestros teléfonos móviles, en nuestros navegadores, en nuestras aplicaciones de trabajo y, queramos o no, estemos preparados o no, no sólo la usamos en nuestra vida cotidiana, sino que además la aplicamos en aquello que nos facilita las tareas en el ámbito laboral.

Primera reflexión. ¿Es necesaria una formación en el puesto de trabajo respecto al uso de las IA? ¿Hay que formar en los peligros, en que sí se puede y no se puede hacer con inteligencia artificial en el entorno laboral? ¿Es necesaria la elaboración de una guía de buenas prácticas en el uso de la inteligencia artificial? Tras realizar las preguntas no veo reflexión sino un enorme, rotundo y categórico: sí. Ahora bien, ¿se debería realizar un cuestionario previo a ver quién y cómo está usando esta tecnología para prever posibles riesgos en la seguridad de la información? Y, ¿quién debería realizar el cuestionario, la guía y la formación? ¿Tal vez volvemos a encontrarnos con el necesario tándem de tres: juristas, archiveros e informáticos?

Por otro lado, antes del café, llegó el turno del otro patrocinador del evento, Guadaltel, que en su ponencia Anonimización de documentos electrónicos en G·EDE con inteligencia artificial, Alfonso Martínez Cuadrado, experto en IA y analítica de datos y María Montejo López, experta en gestión electrónica de documentos presentaron la aplicación GTypex y otros desarrollos de la empresa donde se usa inteligencia artificial aplicada a los documentos electrónicos. Agradecimos el ritmo ágil de la exposición en que de manera sucinta se explicaron los distintos tipos de inteligencia artificial. Datos interesantes de la ponencia: usan inteligencia artificial de código abierto para hacer sus propios desarrollos y aplicarlos en local, hecho que limita el acceso de la inteligencia artificial a la información de la propia institución y permite integrar estas aplicaciones sobre cualquier sistema, asimismo al estar alojado en un servidor propio, el pago no es por servicio realizado, sino que es el coste de la propia aplicación y su integración con el sistema que exista.

Otras dos ponencias, muy interesantes, mostraron la aplicación de la inteligencia artificial en la gestión de los servicios públicos; fue el único momento en que se atisbó un acercamiento entre la inteligencia artificial y la gestión documental.

Miguel Martínez Conejo, jefe de Área de Desarrollo de Empleo y Cuadros de Mando del SEPE en su ponencia la Transformación Digital en el SEPE: IA en la gestión del Empleo y las Prestaciones expuso las líneas de trabajo que sigue el SEPE en las que aplica inteligencia artificial. En este caso usan analítica avanzada que les permite analizar grandes volúmenes de datos para obtener información valiosa y ofrecer servicios de manera proactiva. Mejora la atención al ciudadano, la eficiencia de la administración y reducen cargas de trabajo al personal. Algunos proyectos que tienen en marcha están relacionados con la fusión del gobierno del dato y la aplicación de la inteligencia artificial. Relacionado con este punto estuvo también la ponencia de Antonio Sola Roca, jefe de Sección de Informática del Instituto Murciano de Acción Social (IMAS) que con su ponencia Equilibrio en la Gobernanza del dato para la automatización y uso de la IA en los expedientes electrónicos dio una vuelta de tuerca al tema poniendo como prioritarias todas las acciones enfocadas a la gobernanza del dato, a la interoperabilidad y centrar el uso de la IA no tanto en la gestión sino en la explotación de los datos para ofrecer servicios de manera proactiva al ciudadano. Nos contó los proyectos de éxito que, en este sentido, está realizando el IMAS.

Esta unión, equilibrio o simbiosis entre la gobernanza del dato y la aplicación de la inteligencia artificial nos lleva a una segunda conclusión, remarcada por estos dos últimos ponentes: la necesaria calidad de los datos para que los resultados de la inteligencia artificial sean fiables.

Segunda reflexión: para la calidad del dato es necesario que las fuentes del dato sean fiables, es necesario que el linaje del dato sea cristalino y, personalmente, creo que sin gestión documental, sin gestión de los datos que son evidencia de las acciones de las instituciones esta calidad del dato en la administración e instituciones públicas no será posible.

Las jornadas terminaron con la entrega de los premios SocInfo Digital “Gestión Documental TIC” 2025 –¡atentos el año que viene! aceptan candidaturas. Los premiados fueron:

• Premio interoperabilidad eficiente en gestión documental: Proyecto Hub de interoperabilidad de justicia.
• Premio aplicación de las tecnologías emergentes en gestión documental: UAI DOC. De documentos a datos: IA GEN el acelerador de la gestión pública.
• Premio seguridad y protección de datos en la gestión documental: Gestor Documental Consorciado Universidades Catalanas.
• Premio archivo electrónico único: El Archivo Electrónico Único de la Diputación de Cádiz recogió el premio Francisco Gabriel Conde Malia, Archivero de la Diputación de Cádiz que dijo que el proyecto no hubiera sido posible sin el Trabajo colaborativo de juristas, responsables TIC y archiveros. 
• Premio de cooperación de empresas TIC y AAPP: Digitalización y alianza para un Archivo Universitario del Siglo XXI.
• Premio trayectoria: Gerardo Bustos. Como apunte, el Manual de Gestión Documental de Gerardo Bustos y el primer ponente, Jose Luis García es la biblia de la gestión documental, muy recomendable. 

En resumen, todos los proyectos propuestos relacionados con la inteligencia artificial me parecieron como de ciencia ficción, pero de un futuro perfecto posible. Sin embargo, a medida que pasaba la mañana y fui sabiendo que había muchos tipos de inteligencia artificial, muchos que son propietarios, otros de código abierto, muchos en servidores externos en la nube, otros en local, los imprescindibles sistemas de seguridad que se necesitan… se me fue antojando una película de terror psicológico. Me hice la idea de que los proyectos son como una estructura que luego hay que encajar en tu sistema para que la inteligencia “aprenda” de este entorno y aquí surge una incógnita ¿cuánto tiempo le costará adaptarse? ¿Qué coste tendrá en tiempo de instalación, en recursos humanos, por uso? ¿Qué porcentaje de acierto tendrá? Y al final, todo te parece, como muchas otras cuestiones que todavía están en el aire, como una historia interminable.

Cómo última reflexión: las posibilidades y las oportunidades que ofrece la inteligencia artificial a la gestión administrativa son muchas. ¿Y para la gestión documental? No nos quedó claro. Sin duda, estaremos atentos al estudio del Observatorio IA y Archivos. 

Hace años que tenemos inteligencia artificial, pero es ahora, que han llegado los modelos de lenguaje y la inteligencia artificial generativa, cuando se ha puesto de moda y parece que una institución no es nadie si en sus líneas estratégicas no está la aplicación de la IA, pero ¿de qué inteligencia artificial hablamos? ¿necesitamos la IA para subrayar documentos digitales? ¿para buscar en el texto? ¿para hacer anotaciones? ¿necesitamos anonimizar documentos porque los estamos creando en PDF? ¿y si trabajamos con datos y construimos un PDF solo con los campos que necesitamos, sin datos personales? 

No todas las administraciones públicas, instituciones y organismos tienen el mismo grado de desarrollo en su gestión documental. Aunque los responsables TIC parecen dejarse llevar por la euforia del momento y ven la inteligencia artificial como una panacea a una caótica gestión de la información, ¿podemos aplicar la IA a la explotación de datos si no tenemos un control de los datos que generamos? Bueno, aplicarla sí, pero ¿serán los resultados válidos? Tomar decisiones en base a las alucinaciones de la IA (así lo llaman los expertos) no creo que aporte ni la transparencia ni la eficiencia que se presupone a las instituciones públicas. 

Como última conclusión (aunque parezca una conclusión de Perogrullo): es imperativo, antes de aplicar la inteligencia artificial, preguntarse qué tipo de IA se va a usar y para qué se va a usar. Es decir, una línea estratégica no puede ser el uso de la IA, pues ésta debe ser un medio para alcanzar objetivos, no un fin en sí mismo.