Surge como tal en 2001, con lo cual desde 1983, fecha en la que se crea la Cámara hasta ese año, la documentación que se originaba estuvo repartida por los despachos, entre los distintos diputados y los miembros de la Mesa que han ido pasando por el Parlamento. Ahora, además de la documentación parlamentaria y administrativa, atesora el material audiovisual y fotográfico, la actividad protocolaria e incluso los regalos institucionales
Cuando allá por el año 1985, el Parlamento de Extremadura se puso en marcha para seleccionar la bandera, el escudo y el himno de la Comunidad Autónoma a través de un concurso publicado en la prensa regional, nadie presagió que esta búsqueda se iba a convertir en una aventura, cuanto menos curiosa. Y es que los extremeños enviaron sus propuestas con dibujos de escudos hechos a mano en papel de cuadrícula, e incluso sugerían una letra para el himno “a la que le vendría muy bien” la música del himno de ‘Asturias patria querida’.
Sin embargo, la anécdota surgió cuando al ganador del mismo, una composición poética y musical cuya letra pertenece a José Rodríguez Pinilla (maestro nacional), nacido en Jerez de los Caballeros, no se le encontraba el nombre al presentar su trabajo en una plica con pseudónimo, y se tuvo que poner otro anuncio en el periódico para que quien lo había escrito se pusiera en contacto con la Asamblea porque no podían dar con él.
Esta historia, que seguramente sea desconocida para muchos, junto con otras tantas más, se pueden encontrar en el Archivo del Parlamento de Extremadura que “es un poco el reflejo” de la actividad que se desarrolla en sus instalaciones. Cada una de las actividades que lleva a cabo genera un documento, esos documentos quedan plasmados en un soporte y eso, a su vez, necesita estar organizado, clasificado y custodiado, tanto para su conservación como para su difusión.
Con estas palabras define Rocío Romero, la Técnica Superior del Archivo de la Cámara extremeña, la labor que día a día lleva a cabo junto a otros dos técnicos medios, dentro de esta área que forma parte del departamento de Archivo, Biblioteca y Documentación. Eso sí, en una entrevista concedida a Extremaduradehoy.com, ha aclarado que a pesar de ser un archivo “público” porque la documentación es “pública”, el Archivo de la Asamblea “no es un archivo al que se pueda venir y acceder tranquilamente”, sino que se necesita un motivo de peso para permitir su acceso al mismo si eres un ciudadano de la calle.
Así pues, en principio, el uso del Archivo es “para el propio Parlamento, para el personal y para los diputados”, con lo cual si alguien quiere consultar la documentación tiene que argumentar por qué tiene que acceder a la misma y le tienen que dar el permiso en Secretaría General. “No se puede acceder así por gusto a toda la documentación, ni toda la documentación es pública”, apostilla.
Además, según sus palabras, los archivos parlamentarios normalmente se pueden dividir en documentación “parlamentaria” que es la “más específica y característica”, y en documentación “administrativa” que cualquier institución introduce como es el caso de la gestión económica. A su vez, la documentación se encuentra almacenada en varios soportes, puesto que aparte del papel, “también nos encargamos de conservar y de organizar la documentación audiovisual que genera el Parlamento”, asevera.
En este sentido, Romero ha precisado que una de las labores del Archivo es que en la documentación que se genera quede constancia de lo que se ha dicho en la Cámara, tanto en el Pleno, como en Comisión. Precisamente, esto último “sí que se graba prácticamente desde el inicio” de la vida parlamentaria autonómica. “Al principio sólo se grababan en audio, luego ya los plenos empezaron a grabarse también en vídeo, y en estos momentos, tanto comisiones como plenos se graban en vídeo”, insiste.
De hecho, todos ellos, por motivos de “seguridad”, se conservan en varios soportes. Así, se pueden encontrar en disco duro, también en DVD y en unas cintas de formato dv Pro. Y es que, a lo largo de este lapso de tiempo, la tecnología ha avanzado “mucho”, con lo cual lo audiovisual se ha ido grabando en unas primeras cintas que eran V 2000, después llegó el VHS, también ha habido volcast, vídeo de documentación, cintas de casette, cd o DVD.
“El papel más o menos sabemos lo que dura, pero lo audiovisual no se tiene todavía mucha seguridad y es mucho más efímero. Entonces también ha ido cambiando a distintos soportes para ir ahorrando espacio y por medidas de seguridad, y ahora está guardado sobre todo en discos duro, DVD y dv Pro”, subraya.
Igualmente, ha recordado que los diarios de sesiones se dejaron de hacer en papel hace unos años, “aunque nosotros tenemos una colección guardada en el Archivo”, gestión de la que se encarga más especialmente la parte de Documentación del departamento.
Archivo surge en 2001
El Archivo del Parlamento de Extremadura surge como tal en 2001, con lo cual desde 1983, fecha en la que se crea la Cámara hasta ese año, la documentación que se originaba ha estado repartida por los despachos, entre los distintos diputados y los miembros de la Mesa que han ido pasando por el Parlamento.
En este punto, Romero ha precisado que “no había un control, ni una persona que se dedicase a conservar, ni a organizar esa documentación”. De este modo, al tener que organizar “tantos años” y a pesar de que esa documentación “ha estado por aquí”, ya en el año 2001 se reincorporó, se reagrupó y se llevó al Archivo.
Situado en la calle San Juan de Dios, anteriormente, el Archivo estaba instalado en el edificio del Parlamento extremeño, pero la parte que ocupaba se derribó y ahora se están construyendo los aparcamientos. “Aquí estamos de manera provisional, el local que tenemos es provisional y las instalaciones no son las mejores para un Archivo, pero se está trabajando para buscar un sitio mejor, con más espacio porque la documentación ocupa muchísimo espacio”, asegura Romero.
Al mismo tiempo, ha explicado que el depósito anterior era con “muebles compactos”, que ahorran mucho espacio porque son estanterías móviles. “Pero al trasladarnos, esos muebles se desarmaron y no están en uso. Tenemos unas estanterías provisionales metálicas con sus medidas de seguridad, pero el local es pequeño”, subraya Romero, quien ha precisado que están a la espera de trasladarse a otras dependencias que aún desconoce, pero que probablemente será en un edificio que quede libre el Gobierno regional.
La responsable ha destacado el uso y la utilidad que tiene hoy en día el Archivo del Parlamento de Extremadura, porque “cada vez nos mandan más documentación”. Eso sí, ha reconocido que al principio la gente le costaba desprenderse de la documentación porque la llegaban a considerar “suya”. Sin embargo, a medida que ven que la documentación no se pierde y que está en un sitio guardada y controlada para poder recuperarla más adelante, esto ha dado un cambio de 180 grados. “No está perdida entre cajas de papeles, entonces cada vez nos van mandando más documentación de manera más controlada”, insiste.
Igualmente, ha recalcado que de los primeros años de vida parlamentaria “tenemos documentación en menor cantidad y más dispersa”, porque era muy poco “lo que rodaba por ahí en los despachos”. No obstante, existe una documentación antigua “que no es propiamente parlamentaria”, que han sido donaciones o adquisiciones del propio Parlamento. Así, por ejemplo, hay una colección de circulares del Ejército de Ultramar en Cuba.
Son unos documentos datados desde el año 1865, unos volúmenes encuadernados que “son antiquísimos pero que no son propiamente del Parlamento”. Fue una documentación donada o adquirida por la propia Cámara, ya que ésta “por interés histórico” compra obras que pueden formar parte de su patrimonio documental.
Entorno a 1.500 cajas catalogadas.
Por cajas catalogadas, el Archivo posee entorno a 1.500, pero como la documentación va llegando, ésta lleva un largo proceso, con lo cual en estos momentos hay documentación que “aún no está catalogada”, puesto que primero se hace una relación de entrega para corroborar que esa documentación está ya en el depósito.
Dentro de la documentación, por una parte está la “audiovisual” que lleva un tratamiento “diferente” a la de papel. Y es que con ella, en el Archivo tienen dos trabajos. “Por una parte, servimos de almacenamiento y soporte, en el que está grabado un Pleno y lo conservamos, clasificamos y ordenamos”, insiste. Pero lo que es la información de esa sesión plenaria “también la manejamos nosotros” con un sistema a través de una aplicación informática desarrollada por el mismo personal informático del Parlamento “a medida de nuestras necesidades”.
Y es que, en el soporte en sí está el Pleno entero, “desde el principio hasta el fin”, simplemente sale la fecha y el número de sesión, pero “no se sabe lo que se trató a no ser que vayas al orden del día o al diario de sesiones”. Por eso, gracias a esa aplicación informática “lo que hacemos es fragmentar las imágenes por iniciativas, por intervinientes, indicamos quién habla, sobre lo que habla y en el momento que habla”, argumenta.
“Esto es otra parte del trabajo que se hace en el Archivo, que es otra aplicación diferente. Luego ya pasa un tiempo en los servicios informáticos. En este caso el departamento de audiovisuales nos manda los soportes del Pleno, nosotros lo asociamos a ese Pleno y lo conservamos en el depósito”, insiste.
En relación al diario de sesiones, Romero ha detallado que cuando antiguamente existía en papel, “también lo guardábamos nosotros”, pero ahora mismo no, porque como solamente se hace en formato informático y digitalizado, “nosotros no guardamos los plenos”, aunque “sí tenemos actas de plenos de años anteriores”.
A colación de esto último, ha recalcado que la documentación cuando llega al Archivo normalmente es cuando está “inactiva”, ya que mientras se está utilizando o los procedimientos están todavía en trámite, “nosotros no la tenemos”. Sin embargo, una vez que esté inactivo o que esa documentación no se usa, o que ya está resuelta, “entonces ya se manda al Archivo, y aún así hay veces que se sigue usando y nos la siguen demandando”.
Por tanto, Romero ha subrayado que la actividad administrativa “genera documentación administrativa”, y la actividad parlamentaria “genera documentación parlamentaria”. No obstante, no son las únicas que se generan, puesto que el Archivo también alberga la actividad protocolaria, y se encarga de catalogar y organizar las fotografías o vídeos, sin dejar de lado los regalos institucionales que recibe la Cámara.
Reflejo de lo que se hace en el Parlamento.
En definitiva, la Técnica Superior del Archivo ha subrayado que “lo que guardamos nosotros es la memoria de la actividad que se hace en el Parlamento, es un reflejo de lo que se hace en el mismo”. En este punto, ha detallado que la clasificación y la organización de esa documentación “es un poco funcional”, ya que las funciones que tiene asignadas la Cámara “van generando una documentación y nosotros vamos reflejando eso en nuestra clasificación”.
Precisamente por eso dice Romero que hay cosas en este depósito que “no son propiamente actividad parlamentaria”, sino que por diversos motivos o por las personas que han ido trabajando en el Parlamento, se ha ido depositando documentación que “pensaban ellos que podía conservarse en una institución”.
También tienen discos de vinilo como una grabación que se hizo del himno de Extremadura. Se trata de un depósito que se hizo al Parlamento desde un archivo externo. Luego están las fotografías, entre las cuales se pueden encontrar algunas “antiquísimas” en blanco y negro, otras en color y las más recientes en formato digital.
“Tenemos una colección amplísima desde el inicio de la vida del Parlamento. Hay fotografías en blanco y negro, en color y ahora en digital, un formato que nos desborda, porque se hacen miles de fotografías, las cuales no tienen un valor muy artístico pero a nosotros si no nos llegan seleccionadas, las catalogamos y guardamos. Publicamos los personajes que aparecen en las fotografías y el acto en el que aparecen”, subraya.
De esta forma, en alusión a las digitales, ha reconocido que ahora mismo desconocen el volumen que tienen. “Es grandísimo, ha ido evolucionando de una manera en cantidad desde el blanco y negro, hasta ahora”, subraya.
En cuanto a las instantáneas en formato papel, Romero ha indicado que “cada vez son menos”, pero las que hay tienen un tratamiento de conservación especial. “Están guardadas en cajas especiales con un PH especial y cuando las manipulamos lo hacemos con guantes especiales, y están en una funda de plástico especial que no es agresivo para las fotografías, porque son más delicadas”, incide.
SOBRE EL CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS
Por otro lado, cabe destacar que el Archivo de la Asamblea de Extremadura pertenece a la Asociación de Archivos Parlamentarios y de Grupos Políticos del Consejo Internacional de Archivos, y mediante este grupo de trabajo colaboran en publicaciones. Además, "tenemos una reunión anual para seguir todos los archivos parlamentarios y de grupos políticos la misma línea de trabajo", intentando así tener "un único cuadro de clasificación".
"La documentación es muy específica en este tipo de archivos, puesto que no tenemos nada que ver con los archivos de otras instituciones", insiste Romero, quien ha asegurado que pertenecer a este grupo es más que positivo, puesto que se ayudan entre ellos a resolver los problemas del día a día "que nos van surgiendo", en esa relación con los demás archivos parlamentarios de España y a nivel mundial.
Y es que, está la sección nacional y la sección internacional, por ello "intentamos poner en común nuestros problemas". De este modo, se dan cuenta de que, por lo general, "vamos a lo mismo y tenemos los mismos problemas". Eso sí, ha querido remarcar que en estas reuniones "te das cuenta de que el Parlamento de Extremadura es uno de los que con más medios informáticos cuenta", algo que, a su entender, "es muy importante.
Incluso en personal, ha asegurado que "estamos muy por encima de la media de los archivos parlamentarios españoles en algunos aspectos". No obstante, ha hecho hincapié en que "tenemos los mismos problemas en materia del gran volumen de fotografías que generamos y en materia de espacio". Por eso, el hecho de pertenecer a este grupo es "muy interesante", porque cuenta con un blog propio, "se hacen muchas actividades y todos los archivos parlamentarios se mueven mucho", sentencia
FUENTE: Extremadurahoy.com
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