En el BOCV de 30 de marzo de 2011 se publica el Acuerdo de la Mesa de Les Corts Valencianes por el que se aprueba la Norma sobre valoración y selección de los documentos de Les Corts Valencianes.
La eliminación de documentos o series documentales del Parlamento valenciano, o su conservación en soporte distinto al original, deberá ser publicada en el Boletín Oficial de Les Corts Valencianes (BOCV), y no podrá realizarse hasta, al menos, tres meses después.
Así lo establece la Norma sobre valoración y selección de los documentos de la institución, aprobado por la Mesa de Les Corts, por la que se crea una comisión encargada de estudiar y valorar documentos y series documentales producidas o tramitadas por la Cámara.
Esta comisión estará formada por la presidenta del Parlamento autonómico, el letrado mayor, el director del área administrativa parlamentaria, el director o jefe del servicio responsable de la documentación a estudiar, y la persona responsable del archivo, en calidad de secretario.
Entre sus funciones está la de proponer los plazos de permanencia de los documentos, un calendario de conservación que incluya los criterios de selección y eliminación, el inicio del procedimiento de eliminación o conservación de éstos en soporte distinto al original, y criterios sobre el régimen de acceso, tratamiento y custodia.
Esta norma también establece que cuando la Mesa de Les Corts autorice, a propuesta de la comisión, la eliminación de un documento o su conservación en otro soporte deberá insertar un anuncio en el BOCV, en el que conste una "descripción sumaria del documento o serie documental afectada".
Este anuncio deberá incluir, además, los motivos que determinan sus eliminación o conservación, e indicar que "la eficacia de la autorización quedará demorada hasta que transcurran tres meses desde su publicación en el BOCV", condicionada a que en ese plazo "no conste la interposición de ningún recurso contra ésta".
También se hará constar que no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que la autorización, en caso de ser impugnada, adquiera firmeza, así como la posibilidad de interponer un recurso, y las medidas necesarias para la destrucción o conservación de los archivos.
En caso de que se decida eliminar un documento, la persona responsable del archivo abrirá un expediente que incluirá la propuesta de eliminación, la autorización de la Mesa, y un acta en la que el archivero acreditará que, habiendo transcurrido el plazo de tres meses, no tiene constancia de la interposición de recursos.
En el acta deberá constar, entre otras cosas, la fecha de autorización de la Mesa, el código y título de la serie documental, las fechas de la documentación eliminada; la existencia, en su caso, de soporte de sustitución; el lugar, fecha, duración de las operaciones, el proceso empleado y las personas intervinientes.
Para su conservación en soporte distinto al original, antes de eliminar éste último, deberán obtenerse tres copias auténticas en el soporte autorizado por la Mesa de Les Corts, y abrir un acta con las actuaciones que se siguen para hacer efectiva la conservación del contenido Información de la Agencia EFE Enlace al BOCV:
http://www.cortsvalencianes.es/CIC3/BASIS/BOCV/WEB/IMAGENES_PDF/DDD/2231.pdf
